Let's connect

✨ Getting Started with Brainstorm Speech Therapy

We want the process to be simple and transparent for every family. Here’s what to expect:

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1. Complete our Intake Form
   Fill out our online intake form to share basic information about your child and your concerns.

2. We’ll Contact You Within 24–48 Hours
   Our team will reach out to confirm we received your form and guide you on next steps.

3. Free 15-Minute Consultation
   Meet with us virtually at no cost. This is a chance for us to get to know each other, answer your questions, and decide if we’re a good fit.

4. Create Your Family Profile
   If you’d like to move forward, we’ll set you up in our secure portal, where you can complete all required documents and questionnaires.

5. Insurance Verification
   We’ll verify your insurance benefits and review all payment options with you.

6. Schedule Your Child’s Evaluation
   Together, we’ll find the best time to complete an evaluation tailored to your child’s specific needs.

7. Evaluation Report
   Within 10 business days, you’ll receive a detailed written report with our findings and recommendations.

8. Start Services
   Services begin once we receive insurance authorization (if applicable) or based on the treatment plan you and your therapist decide together.

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✨ Cómo empezar con Brainstorm Speech Therapy

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Queremos que el proceso sea sencillo y claro para cada familia. Aquí están los pasos:

1. Complete nuestro formulario de admisión
   Llene nuestro formulario en línea para compartir información básica sobre su hijo/a y sus necesidades.

2. Nos pondremos en contacto en 24–48 horas
   Nuestro equipo le confirmará que recibimos su formulario y le guiará sobre los siguientes pasos.

3. Consulta virtual gratuita de 15 minutos
   Tendrá una reunión virtual sin costo. Esta es una oportunidad para conocernos, responder sus preguntas y decidir si somos una buena opción para su familia.

4. Creación de su perfil familiar
   Si decide continuar, le crearemos un perfil en nuestro portal seguro, donde podrá completar todos los documentos y cuestionarios requeridos.

5. Verificación de beneficios de seguro
   Nosotros verificaremos los beneficios de su seguro y revisaremos con usted todas las opciones de pago.

6. Programación de la evaluación de su hijo/a
   Juntos encontraremos el mejor momento para realizar la evaluación, adaptada a las necesidades específicas de su hijo/a.

7. Informe de evaluación
   En un plazo de 10 días hábiles, recibirá un informe detallado con los resultados y nuestras recomendaciones.

8. Inicio de servicios
   Los servicios comenzarán una vez que recibamos la autorización del seguro (si aplica) o de acuerdo con el plan de tratamiento que usted y su terapeuta definan juntos.

Do you accept insurance?

At Brainstorm Speech Therapy, we currently accept a select number of insurance plans: Anthem, Aetna, and CareFirst. Some of our providers are still completing their credentialing, so services may not be available right away depending on your insurance.
Our capacity is limited, and we’re happy to add your family to our waitlist if needed.

Depending on your coverage, we may be able to bill your insurance in-network, bill out-of-network, or offer private pay options.

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Why don’t we work with all insurance plans?

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Because we believe you and your child deserve our full attention. By limiting how much we work directly with insurance companies, we can spend more time and energy on your child’s therapy instead of on paperwork and restrictions.

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Private pay gives us the freedom to:

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• Personalize services to your child’s needs.

• Avoid limits on the number or length of sessions.

• Start services right away without waiting for referrals or authorizations.

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What about insurance reimbursement?

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We try to make things easier by offering two options:

Superbills – A monthly statement you can submit to your insurance for possible reimbursement. Depending on your plan, you may get some or all of the costs back.

Courtesy Billing – We can submit claims to your insurance on your behalf. This does not guarantee reimbursement—it depends entirely on your insurance plan. We always recommend you check directly with your provider about out-of-network benefits.

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What we will do for you

• We’ll complete a verification of benefits and explain what your plan may cover and what your out-of-pocket costs could be.

• Please remember: every policy is different, even if it’s from the same insurance company. Your plan is chosen by you and your employer, and we can’t change its rules or coverage.

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Important Notes

• We are licensed to provide speech-language therapy in Virginia and teletherapy in New York.

• We can provide consultations in other states and worldwide, but those are private pay only and not eligible for superbills.

• Families are responsible for keeping copies of treatment notes, evaluations, progress reports, invoices, and superbills. (Don’t worry—we store everything safely in our portal for you!)

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Brainstorm Package – Maximum Savings

For families who are private pay, we offer the Brainstorm Package, which gives you a set of sessions at a discounted rate. This option helps you save while committing to a consistent, personalized treatment plan.

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Opciones de Seguro y Pago en Brainstorm Speech Therapy

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En Brainstorm Speech Therapy, actualmente aceptamos un número limitado de planes de seguro: Anthem, Aetna y CareFirst. Algunos de nuestros proveedores aún están completando su proceso de credencialización, por lo que la disponibilidad de servicios puede variar dependiendo de su plan.

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En este momento contamos con capacidad limitada, pero con gusto podemos añadir a su familia a nuestra lista de espera si es necesario.

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¿Por qué no trabajamos con todos los seguros?

Porque creemos que usted y su hijo/a merecen toda nuestra atención. Al limitar cuánto trabajamos directamente con las aseguradoras, podemos dedicar más tiempo y energía a la terapia de su hijo/a en lugar de trámites y restricciones.

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El pago privado nos da la libertad de:

• Personalizar los servicios a las necesidades de su hijo/a.

• Evitar límites en el número o duración de las sesiones.

• Comenzar los servicios de inmediato sin esperar autorizaciones ni referidos.

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¿Y el reembolso con el seguro?

Queremos hacer el proceso más fácil ofreciendo dos opciones:

Superbills (facturas detalladas) – Son estados de cuenta mensuales que usted puede enviar a su seguro para pedir un posible reembolso. Dependiendo de su plan, puede recibir un reembolso parcial o total de los servicios.

Facturación de cortesía – Aunque somos proveedores fuera de la red, podemos enviar reclamaciones directamente a su seguro en su nombre. Esto no garantiza el reembolso; depende totalmente de su plan de seguro. Siempre recomendamos que confirme los beneficios fuera de la red con su aseguradora.

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Lo que nosotros hacemos por usted

• Realizaremos una verificación de beneficios y le explicaremos en detalle qué podría cubrir su plan y cuáles serían sus gastos de bolsillo.

• Recuerde: cada póliza es diferente, incluso dentro de la misma compañía de seguros. Su plan es una decisión entre usted y su empleador, y nosotros no podemos modificar sus reglas o coberturas.

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Notas importantes

• Estamos licenciados para proveer servicios de terapia del habla y lenguaje en Virginia y Nueva York.

• Ofrecemos consultas en otros estados y a nivel internacional, pero estos servicios son únicamente de pago privado y no generan superbills.

• Las familias son responsables de conservar copias de las notas de tratamiento, evaluaciones, informes de progreso, facturas y superbills. (No se preocupe, todo se guarda de forma segura en nuestro portal).

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Paquete Brainstorm – Máximo Ahorro

Para las familias que eligen pago privado, ofrecemos el Paquete Brainstorm, que incluye un conjunto de sesiones a un precio con descuento. Esta opción le permite ahorrar y, al mismo tiempo, comprometerse con un plan de tratamiento personalizado y constante.